As 12 Regras do Tempo

1. Estabelecer metas

Ser mais eficiente com o seu tempo é irrelevante se você não sabe

como pretende gastá-lo. Na gestão do tempo, a bússola é mais

importante que o relógio. Saiba onde você quer ir e onde vai gastar

seu tempo com as coisas que chegar lá.

Muitas pessoas gastam energia tentando ser mais eficientes, sem

primeiro fazer o que é importante: a definição de objectivos. É como

estar perdido em seu caminho para uma nova cidade. Conduzir a

velocidades não ajuda se você está indo na direção errada. Descobrir

que rumo a seguir e estabelecer metas.

Uma vez que você preparou, a sua lista de objetivos irá revelar o que

é importante para você.

2. Analisar a forma como você gasta seu tempo

É sempre bom saber como você está gastando seu tempo agora. Você

pode acompanhar a cada 15 minutos, por exemplo com um despertador,

quando soa, anote exatamente o que você está fazendo. Alternativamente,

dividir o seu dia em blocos de 15 minutos e um registo de cada atividade

que você faz.

Uma vez que você registra o seu tempo, analisá-los. Como eles se comparam

aos seus objetivos? Está você passando o tempo no que são as suas prioridades?

3. Mantenha uma lista de tarefas

Isto soa simples demais, mas realmente é a base de todos os tempos e

sistemas de gestão. Sua lista de tarefas pode ser eletrônica, em papel de

fantasia, encadernado em um caderno ou em folhas soltas. A chave é ter

tudo que você quer alcançar em uma lista. Minha lista de tarefas pode ter

um item de uma linha sobre ele, como “escrever relatório da semana”, que

remete para um arquivo muito maior, ou mesmo uma caixa de arquivo sobre

esse item.

4. Priorizar a sua lista

Uma vez que você tem a lista, determinar quais são os itens importantes.

Marque-los com uma caneta, uma caneta vermelha, ou de qualquer outra

forma que faz com que eles se destacam.

Às vezes, encontrar a minha lista de tarefas é muito grande. Deve colocar

cada item na lista de tarefas com uma chamada para fora tipo ”prestar

atenção”. Embora a maioria deles não foram apontados como importantes.

Nestes casos, eu levo uma folha de papel em branco e anoto apenas os três

ou quatro itens mais importantes. Esses são os únicos a se concentrar.

5. Controle da Procrastinação

Eu uso uma série de truques para quebrar qualquer tendência persistente

para procrastinar. Por exemplo, eu uso uma cópia digital de minha lista de

tarefas. Imprimo-la a cada poucos dias, como novos itens são adicionados

as concluídas caiem fora. É nessas horas que eu olho para os itens que eu

tenha marcado como alta prioridade, mas que não estão apenas sendo feitos.

As pessoas costumam dizer que tenho um grande auto-controle. Na verdade,

porém, muito do que é o controle para mim é o ambiente. Eu controlo o meu

ambiente para eliminar as coisas que eu possa usar para procrastinar. Remova

os jogos para fora de seu computador, por exemplo, vender a sua TV, e livrar-se

dos postos de trabalho que você usa para evitar as tarefas importantes.

Eu desenvolvi um hábito eficaz que ajudou a quebrar-me de procrastinação:

“Faça o pior primeiro.” No início de cada dia, eu faço uma tarefa que está

causando mais esforço, e que não tenha sido ainda feito. Às vezes eu apenas

vou dar-lhe um quarto de hora – com base na teoria de que eu posso estar

apenas sobre qualquer coisa por 15 minutos. Muitas vezes é curto mas este

impulso me quebra completamente da rotina.

Se eu ainda me encontro a procrastinar, eu revejo minhas razões para estabelecer

uma meta. Para criar motivação extra para completar uma tarefa, reforçar as

razões pelas quais deve ser feito. Da mesma forma, muitas pessoas

recompensa-se para concluir um trabalho.

6. Organize

Organização e gestão do tempo estão ligados. Eu acho que eu tenho feito

coisas importantes quando tenho todas as ferramentas que preciso para

realizar o trabalho.

O oposto da organização – o caos, a desordem, a desorganização – geralmente conduz a obra ocupada. Se sua mesa está empilhada, cada pedaço de papel diz “olhe para mim.” Você pode acabar fazendo um monte de trabalho sem nunca conseguir fazer coisas importantes.

7. Delegue

Uma maneira de expandir o seu tempo é fazer os outros ajudá-lo com ele. A chave para a delegação é de entregar todas as tarefas que alguém pode fazer muito mais rápido ou mais facilmente do que você pode.

Se você está reclamando que você não tem ninguém trabalhando diretamente para você quem você pode delegar tarefas? Não há problema. Considere delegando a um ponto, um superior, um fornecedor, ou mesmo um cliente. Tratar delegação como as redes: quem na sua rede seria melhor para o trabalho?

Em alguns casos será necessário investir-se à frente para treinar alguém

para que ele ou ela pode assumir uma tarefa de vocês. A poupança a

longo prazo são geralmente uma mais valia frente aos custos.

Depois de delegação, lembre-se de agradecer de forma adequada. Você

poderia pensar que as pessoas se ressentem de ser delegadas, mas

exatamente o oposto é verdadeiro. As pessoas gostam de ser delegadas,

especialmente se for para fazer algo que seja bom para eles.

8. Eficiência – O poder do tempo

O melhor truque que eu encontrei é “O Poder do tempo.” O que você

pode fazer enquanto você dirige? Enquanto você anda? Quando você

limpa? Enquanto você assiste TV? Eu sou um grande defensor de fita

de áudio (cd-rom) e freqüentemente ouço as fitas enquanto estou

fazendo outra coisa.

Sendo uma pessoa techno, eu amo todos os softwares da organização

lá fora, que me permite manter meuscontatos, listas de tarefas e

compromissos. Eu também uso gadgets como celulares, wireless e-mail,

e assistentes pessoais digitais. O bom uso da tecnologia pode poupar

tempo valioso.

9. Está certo dizer não

Dizer “não” pode ser a ferramenta mais poderosa do tempo que você pode

facilmente dominar. Quando alguém lhe pede para fazer alguma coisa,

pergunte a si mesmo como isso é importante. Isso ajuda você a atingir

seus objetivos? Nem sempre buscar razões para sair de fazer as coisas,

mas é uma estratéga sobre o que você assumir fazer ou não fazer.

Isso não significa que eu sempre digo “não” quando sou solicitado a ajudar.

Mas se eu disser não, eu sou sempre educado e discreto, e tento sugerir

alguém que iria fazer o trabalho bem.

10. Foco

100% foco e concentração em uma tarefa ao mesmo tempo pode ser

muito poderoso. Elimine distrações. Foco na tarefa. Quando você está

bem organizado e preparado, quando a sua energia e poder são grandes,

muitas vezes você pode completar uma tarefa em 20% do tempo que

seria necessário quando você está distraído ou está aberto a interrupção.

11. Construa o seu banco de eficiência

Alta eficiência não é possível se você não cuidar de si mesmo. Comer

direito, exercícios, dormir bem e beber moderadamente. Mamãe sabia

melhor: todas as coisas que ela disse que estava bom para você só

acontecerá a ser o melhor para a sua eficiência.

Creio também que a meditação pode ser uma ótima maneira de construir

a sua eficiência. Poderia ser a meditação transcendental, Zen, ou

simplesmente encontrar uma maneira de entrar em um estado de

relaxamento que lhe permite se concentrar na tarefa que tem de fazer.

Não importa como você o faz, recarregando suas baterias lhe dá o poder

de fazer mais durante os tempos que você precisa estar no seu melhor.

12. Cuide de si mesmo

Não é possível estar “ligado” o tempo todo. Leve o tempo que você precisa

para cuidar de si mesmo – corpo e alma – para que você possa alcançar o

máximo de eficiência quando você precisa. Tenha uma lista de coisas que

você gosta de fazer. Saiba quais as actividades para energizá-lo, e passar

mais tempo fazendo isso. Isto lhe dará a força e a energia para ser mais

produtivo quando você retornar ao trabalho.

Finalmente, uma palavra de aconselhamento. Se depois de ler até aqui

você está se sentindo um pouco sobrecarregado, eu sugiro que você vá

para o início do artigo e adicione a paz (contentamento) à sua lista de

objetivos. A gestão do tempo não é sobre a adição de estresse, é sobre

o que lhe dá o momento de ser a pessoa que você realmente quer ser.

abraços !!

paulo alexandre paes

skype. papaenergy